Stap 2 Waar moet ik beginnen?
Monitoringstool > Stap 2: Waar moet ik beginnen?
Belangrijkste vragen in deze stap
- Waar gaat het monitoren inzicht in geven?
- Met wie ga je samen monitoren? Heb je alle partners in beeld?
- Met welke expertises ga je samenwerken?
- Hebben jullie afspraken gemaakt over de samenwerking?
- Volgens welke leidende principes gaan jullie monitoren?
Het is verleidelijk om je in de eerste fase van een monitor direct te storten op de data en gegevens. Toch kun je beter eerst bij een aantal andere zaken stilstaan, bijvoorbeeld waarvoor je monitoring wilt inzetten. Vervolgens kun je bedenken wie je nodig hebt voor de monitor en hoe je het beste met elkaar kunt samenwerken.
Monitoren doe je niet alleen
Monitoren doe je samen. Je hebt elkaar nodig voor het verzamelen van data, informatie en gegevens. Maar monitoren vraagt meer dan dat. Monitoren is een gezamenlijk proces waarin samenwerking in alle stadia nodig is. Het opzetten, presenteren, gebruiken en onderhouden van een monitor vraagt betrokkenheid van verschillende partners in het jeugdveld en van kinderen, jongeren, ouders en andere betrokkenen. Die betrokkenheid is bijvoorbeeld nodig om te bepalen waar de monitor voor wordt ingezet en wat dat duidelijk moet maken. En ook om de gegevens te kunnen duiden en er samen van te leren.
Wie heb ik nodig om te monitoren?
Waar de monitor over gaat of voor bedoeld is, bepaalt mede wie je ervoor nodig hebt. Ga je de aansluiting tussen onderwijs en jeugdhulp monitoren? Dan kun je denken aan schoolbesturen, beleidsmedewerkers van het samenwerkingsverband passend onderwijs en jeugdhulporganisaties, leerkrachten, beleidsmedewerkers jeugd van de gemeente en jeugdprofessionals. Wil je een bredere monitor om te kijken hoe het gaat met de kinderen en jongeren in jouw gemeente of regio? Of wil je de resultaten van de brede inzet van preventie volgen? Dan zijn ook andere partners van belang, zoals het wijkteam, jeugdwerkers, beleidsmedewerkers van andere afdelingen van de gemeente en de kinderopvang. Dit overzicht laat zien wie er allemaal bij een kind of jongere betrokken kunnen zijn.
Het is goed om te weten wat elke partner wil met een monitor. Waar komen die wensen vandaan? Waarom willen ze deze inzichten in beeld krijgen?
Bepalen wie je nodig hebt om te monitoren doe je ook samen. Begin bij de belangrijkste betrokkenen en bespreek vervolgens met elkaar wie er nog meer aan tafel moeten zitten. Denk daarbij niet alleen aan partners met wie je veel samenwerkt, maar sta ook open voor nieuwe partners. Daarnaast hoeft niet iedereen in elk stadium aan tafel te zitten. Sommige betrokkenen zijn vooral van belang bij het duiden van de gegevens, terwijl andere betrokkenen al eerder aan tafel moeten zitten. Ook deze afwegingen maak je samen.
Uit de praktijk
Belang van vroege samenwerking
Schoolportretten gemeente Utrecht Als niet alle partners vooraf betrokken worden bij het proces, kunnen partners het er achteraf niet mee eens zijn. De gemeente Utrecht had samen met het samenwerkingsverband de kans om hun monitor uit te breiden met onderwijsdata. Later bleek dat schoolbesturen niet akkoord gingen, omdat het mogelijk was om informatie per school inzichtelijk te maken en scholen zo vergeleken konden worden. Samen zijn ze op zoek gegaan naar een manier waarop de uitkomsten van de monitor wel konden bijdragen. Die bood toen de mogelijkheid om per school in gesprek te gaan als voeding voor schoolzorgplannen. In de nieuwe opzet kon je als school wel je eigen resultaten vergelijken met het gemiddelde van alle scholen en het gemiddelde van vergelijkbare scholen (zoals alle HAVO/VWO scholen).
Naast betrokkenheid van verschillende partijen in het jeugdveld is het belangrijk om bij het starten van een monitor stil te staan bij de diversiteit aan expertises en kennis in het team. Je hebt bijvoorbeeld iemand nodig met kennis van data(verwerking), zoals een datascientist of een medewerker van een afdeling onderzoek en statistiek. Daarnaast heb je iemand nodig met kennis van het jeugdbeleid, zoals een beleidsmedewerker van een samenwerkingsverband passend onderwijs, een gemeente of een jeugdhulporganisatie.
De kennis van of ervaring met de praktijk van het jeugdveld, bijvoorbeeld van een jeugdprofessional, jeugdwerker of intern begeleider, kan helpen bij het scherper krijgen van wat je in de praktijk wilt zien veranderen bij kinderen en jongeren. Daarnaast is het belangrijk dat bij het team een bestuurder is aangesloten zodat er ook draagvlak is binnen de top van de organisatie. Ook kan het handig zijn om al in een vroeg stadium een privacy officer in te schakelen, bijvoorbeeld om te adviseren wat je allemaal moet regelen als je met persoonsgegevens wilt werken.
Hoe betrekken we kinderen, jongeren en ouders?
In alle stappen van het opzetten en benutten van een monitor kan het perspectief van kinderen, jongeren en ouders van waarde zijn. Zij kunnen immers zelf aangeven wat er nodig is en waar ze behoefte aan hebben. Door kinderen, jongeren en ouders de ruimte te geven, kan er partnerschap ontstaan. Maak daarom met elkaar afspraken over hoe jullie kinderen, ouders en jongeren gedurende het hele proces bij de monitoring gaan betrekken.
Lees hier meer informatie en tips over het betrekken van kinderen, jongeren en ouders:
“Think big, act small”
Het is goed om ambitieuze plannen te hebben, maar de uitvoering begint kleinschalig. Regio Foodvalley
Wat is belangrijk in de samenwerking?
Veel beleidsmakers staan onder druk en hebben weinig tijd. Kijk daarom goed welke bestaande samenwerkingsverbanden voor de hand liggen voor het dragen van een monitor. Het oprichten van een nieuwe samenwerking kan veel tijd kosten. Kijk daarom naar de bestaande mogelijkheden voordat je nieuwe initiatieven start.
Een belangrijke basis voor samenwerking is vertrouwen in elkaar. Als je gegevens met elkaar wilt delen, moet je er van uit kunnen gaan dat de andere partij hier integer mee omgaat. Voor het opbouwen van vertrouwen helpt het om met elkaar te bespreken wat het delen van de gegevens precies oplevert. Hoe helpt het bij het bereiken van jullie doelen voor kinderen en jongeren? Hoe draagt het bij aan het waarmaken van jullie ambities?
Spreek met elkaar af hoe jullie gaan samenwerken in het monitoren. Bij wie ligt de regie? Ligt deze in elke fase van het traject bij dezelfde partij? Wie zorgt voor de organisatie, zoals het vaststellen van een agenda, het vastleggen van besluiten en het maken van een planning? Wie is in welke fase van het traject aangehaakt?
Maak ook afspraken over jullie commitment. Om tot duurzame effecten van de monitor te komen is structurele verankering ervan bij alle betrokken partijen van belang. Door deze afspraken vast te leggen voorkom je dat er later onduidelijkheid ontstaat over ieders betrokkenheid en rol in het proces.
Wil je meer weten over hoe je samen kunt werken aan een gezamenlijke opgave, zoals monitoren? Hier vind je zeven bouwstenen voor een effectieve samenwerking.
Uit de praktijk
Hoe is het begonnen
Regio FoodValley Toen in 2015 de jeugdzorg gedecentraliseerd werd, kwamen gemeenten voor onbekende uitdagingen te staan. In regio FoodValley werd al snel duidelijk dat effectief bestuur met data ondersteund en gevalideerd moest worden. Samen met strategische partner Aspectu werd een datagedreven aanpak en technologisch platform ontwikkeld. Dit bleek een succes. Verschillende gemeentes en samenwerkingsverbanden passend onderwijs wilden dit graag verbreden met onderwijs en jeugdzorg, vanwege het groeiend jeugdzorggebruik. Deze verbreding gaf meer inzicht in de onderlinge samenhang tussen jeugdhulp en onderwijs en de partijen die een rol spelen bij het versterken van de samenwerking.
Wat bespreken we met elkaar in deze fase?
Sta met elkaar stil bij de aanleiding voor het monitoren. Waarom wil je het? Wat is jullie gezamenlijke opgave en wat wil je samen bereiken? Een helder beeld van de aanleiding en overeenstemming hierover bij alle betrokkenen draagt bij aan het belang dat de betrokkenen aan de monitor hechten en het draagvlak dat ervoor bestaat. Waarom wil je de data, gegevens of informatie bij elkaar brengen? ‘Het is interessant’ is niet voldoende. Welk doel dient het monitoren precies? Waar moet het aan bijdragen? Wat wil je ervan leren? Denk daarbij aan de impact die je wilt bereiken voor kinderen en jongeren. Door dat inhoudelijke doel centraal te zetten, houd je in het oog waar je het allemaal voor doet. Dat draagt bij aan gedeeld eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid en helpt het vasthouden van energie en motivatie, ook als het even lastig wordt.
Probeer de gezamenlijke opgave niet tot in detail te verwoorden. Streef ernaar om in deze eerste fase met elkaar helder te krijgen wat jullie gezamenlijke doelen zijn en welk proces je met het monitoren wilt ondersteunen. Overeenstemming bij alle betrokkenen over wat de monitor moet opleveren draagt bij aan de efficiëntie van het monitoren.
Bespreek met elkaar wat jullie leidende principes zijn met betrekking tot monitoring: hoe je de data verzamelt, presenteert, bespreekt en benut. Bepaal samen wat voor jullie werkbare leidende principes zijn. Voorbeelden daarvan zijn:
- We verzamelen alleen informatie waar we van kunnen leren.
- We willen de administratielast beperken.
- We maken zoveel mogelijk gebruik van bestaande data.
- Monitoring wordt niet primair gebruikt ter verantwoording van hulpverleners.
- De cijfers geven we kleur met het verhaal achter de cijfers.
- Professionals in de uitvoering denken mee over de resultaten.
Tijdens deze voorbereidende gesprekken gaat het er niet om elkaar te overtuigen van waar de monitor over moet gaan. Het gaat om het bereiken van overeenstemming met elkaar over waar jullie samen naar toe willen. Zo krijg je draagvlak en kom je samen tot monitoring. Neem daarin de visie van je partners serieus.