Stap 11 Data ophalen en inladen
Monitoringstool > Stap 11: Data ophalen en inladen
Belangrijkste vragen in deze stap
- Heb je overzicht van het proces dat je moet doorlopen voor het ophalen en inladen van de data?
- Heb je afspraken met je partners en toeleveranciers gemaakt over het aanleveren van data?
Hoe breng ik data bij elkaar?
Voor het bij elkaar brengen van de data en het inrichten van de omgeving waarin je de uitkomsten presenteert, kun je de volgende zes stappen zetten:
1. Data opvragen Vraag de partijen die de data hebben die je nodig hebt, of ze die met jou willen delen. Volg hierbij de regelgeving en zorg ervoor dat het delen van data op een veilige manier gebeurt.
2. Data controleren Controleer de databestanden die je binnenkrijgt. Zit alle informatie er in? Is duidelijk wat elke variabele inhoudt en hoe deze gecodeerd is?
3. Data inlezen Laad de databestanden in het programma dat jij wilt gaan gebruiken om de data te structureren of analyseren. Controleer of alle informatie goed is overgekomen.
4. Data bundelen en koppelen Breng de verschillende databestanden bij elkaar, bijvoorbeeld als je wilt koppelen op persoonsgegevens.
5. Data structureren, analyseren en visualiseren Ga aan de slag met de data. Afhankelijk van wat je wilt laten zien, kun je analyses uitvoeren op de data, variabelen met elkaar combineren in kruistabellen, grafieken en figuren maken.
6. Data presenteren De resultaten van de vorige stap kun je vervolgens presenteren. Bijvoorbeeld door grafieken en figuren toe te voegen aan het rapport. In een online dashboard is het vaak ook mogelijk om rechtstreeks in de omgeving visualisaties te maken van de data. Dan hoef je alleen het databestand aan de omgeving te koppelen.
Uit de praktijk
Het gaat nooit in één keer goed
Twentse Onderwijs Jeugdhulp Monitor Het hele proces, van aanlevering tot visualisatie, hebben de mensen van Kennispunt Twente inmiddels al tientallen keren doorlopen, ook met vergelijkbare monitors. Ze leren steeds bij en worden telkens efficiënter. Zo hebben ze ook verschillende programma’s gebruikt: SPSS, R en SQL. Ze proberen iedere keer te bedenken hoe het beter kan en hoe het proces nog sneller kan door meer te automatiseren. Dat betekent namelijk dat de gemeenten en samenwerkingsverbanden – de gebruikers – nog sneller over de gegevens kunnen beschikken.
Hoe laat ik dit soepel verlopen?
Het samenbrengen van de data en het inrichten van de omgeving brengt een paar uitdagingen mee. Daardoor gaat het ook vaak niet in één keer goed. Gelukkig ben je niet de eerste die dit proces doorloopt. Een aantal tips:
- Maak gebruik van de expertise van dataspecialisten of datascientists. Zij hebben veel ervaring met en kennis van het werken met data, en ze weten goed waar je op moet letten.
- Maak afspraken met elkaar over hoe je de data aangeleverd wilt hebben. Bespreek met de verschillende partijen wat hun wensen en mogelijkheden daarin zijn. In het verwerken van de data werkt een vast format voor alle databestanden efficiënt, maar is dit format voor alle partijen en soorten data haalbaar?
- Hanteer dezelfde codes. Als één partij in hun data maanden gebruikt en een andere partij jaren, kun je niet één overkoepelende tijdsvariabele gebruiken. Stem de te gebruiken codes goed af in het format.
- Leer en verbeter. Monitoring doe je niet eenmalig. Waarschijnlijk zul je dus meerdere keren data bij elkaar brengen. In dit proces leer je steeds meer en word je steeds efficiënter. Wat ging er de vorige keer goed? Wat kan beter?