Stap 10 Omgeving inrichten
Monitoringstool > Stap 10: Omgeving inrichten
Belangrijkste vragen in deze stap
- In welke omgeving wil je de data presenteren? Kun je daarvoor al ergens gebruik van maken?
- Hoe breng je de indicatoren in beeld?
- Wie mag welke resultaten inzien?
Waar breng ik de data bij elkaar?
Weet je welke data je bij elkaar wilt brengen? En heb je alles in gang gezet om dit straks ook daadwerkelijk te mogen doen? Dan is het tijd om te bedenken in welke omgeving je de data wilt presenteren. Daarvoor bestaan verschillende mogelijkheden. Het maken van een online dashboard vraagt een grote investering, zowel in tijd als in geld. Een rapport of een Excelbestand vraagt een minder grote investering, maar biedt weer minder mogelijkheden. Welke manier sluit het beste aan op jullie wensen? Wat was jullie doel met de monitor, waar wilden jullie samen over leren? Voor de keuze van een omgeving waarin je je data wilt presenteren moet je tegen elkaar afwegen wat je minimaal nodig hebt en wat je bereid bent te investeren.
Kijk bij je keuze ook naar bestaande omgevingen waarin data wordt gepresenteerd. Is er in de gemeente of regio al een dashboard? Denk bijvoorbeeld aan de Afdeling Onderzoek en Statistiek van een gemeente. Zouden jullie gegevens hier aan toegevoegd kunnen worden? Of kun je het format van deze bestaande monitor gebruiken? Daarmee voorkom je dubbel werk.
Uit de praktijk
Waar presenteer je de data?
Twentse Onderwijs Jeugdhulp Monitor In Twente gebruiken ze het visualisatieprogramma Tableau. Samen met de gemeenten en samenwerkingsverbanden is bepaald wat in het dashboard getoond moet worden. Dit is besproken met een klankbordgroep. Verwacht wordt dat niet iedereen het dashboard op dezelfde manier gaat gebruiken. Om tegemoet te komen aan verschillende wensen wordt soms een compromis gezocht en worden soms verschillende onderdelen in het dashboard opgezet. Vanwege de gevoeligheid van de gegevens staat het dashboard in een afgeschermde omgeving. Preventiemonitor Zutphen In plaats van een nieuw dashboard of een nieuwe omgeving in te richten is Zutphen van plan om de preventiemonitor te integreren in het bestaande dashboard Zutphen in cijfers. Dit bevat al voor verschillende thema’s, waaronder onderwijs, cijfers en gegevens. De indicatoren van de preventiemonitor zouden hier aan toegevoegd kunnen worden.
Wie mag de data zien?
Vooraf bepaal je wie de uitkomsten kan inzien. Vanzelfsprekend is het goed om je in eerste instantie te richten op de samenwerkingspartners met wie je dit traject bent ingegaan. Maar wil je dat de monitor ook openbaar te bekijken is? Richt je je bijvoorbeeld ook op inwoners, ouders en jongeren? Het is goed om hier rekening mee te houden in de keuzes die je verder maakt voor het presenteren van de uitkomsten.
Data over hele gemeenten of regio’s kun je openbaar tonen, maar data over kleinere groepen of specifieke scholen kun je misschien beter presenteren achter een inlog. Bekijk welke regelgeving er is over wat je wel en niet openbaar kunt maken. Let ook op de wensen van de verschillende partijen. Willen scholen wel dat hun data openbaar inzichtelijk zijn?
Een nieuw dashboard is niet altijd nodig. Wij willen proberen de preventiemonitor te integreren in het bestaande dashboard.
Gemeente Zutphen
Hoe presenteer ik de data?
Het is ook belangrijk alvast na te denken over hoe je de data wilt presenteren. Zijn tabellen met cijfers voldoende? Of helpt het om data in grafieken en figuren te laten zien? En welke grafieken of figuren zijn daarvoor het meest geschikt? Om te bepalen hoe je je data wilt presenteren is het van belang om te weten wat je precies wilt laten zien. Je kunt bijvoorbeeld groepen, organisaties, gemeenten en instellingen met elkaar vergelijken. Of je kunt met grafieken ontwikkelingen in de loop van de tijd laten zien, bijvoorbeeld hoe aandelen in budget verschuiven. Verder kun je de cijfers ondersteunen met kwalitatieve data, zoals verhalen, voorbeelden en quotes.
Op welk niveau wil je de data presenteren? Wil je data weergeven voor de hele gemeente of regio, of wil je ook specificeren per wijk of bepaalde groepen, zoals leeftijdscategorieën of scholen? De keuze van het niveau kan invloed hebben op de manier waarop je je data presenteert. Wil je bijvoorbeeld dat het mogelijk is om met een klik op de knop de verschillende categorieën te selecteren?
Wanneer groepen heel klein worden, is het verstandig de uitkomsten ervan niet te tonen. Je kunt als vuistregel gebruiken dat je uitkomsten van een groep die kleiner is dan tien personen (n=10) niet laat zien. Zo zijn gegevens minder snel te herleiden tot individuele personen.
Uit de praktijk
Wie kan de data zien?
Regio Foodvalley De Jeugdhulpmonitor van Regio FoodValley hanteert verschillende toegangsrechten. Bestuurders hebben inzicht op de belangrijke hoofdlijnen, terwijl beleidsmedewerkers meer specifieke informatie kunnen raadplegen. Medewerkers die betrokken zijn bij casusregie kunnen individuele zorgpaden consulteren om hulp efficiënter te organiseren. De ambitie bestaat om deze gegevens op maat voor scholen en aanbieders beschikbaar te maken, om meer focus op efficiëntere organisatie van hulp te stimuleren.