Stap 6 Ontbrekende data
Monitoringstool > Stap 6: Ontbrekende data
Belangrijkste vragen in deze stap
- Heb je voldoende data om in kaart te brengen wat je wilt monitoren?
- Heb je andere opties overwogen om data te krijgen die misschien ook voldoende zijn?
Heb ik alle data die ik nodig heb?
Weet je welke data beschikbaar zijn bij je eigen organisatie, bij je samenwerkingspartners en in openbare databronnen? Zo ja, dan kun je bekijken of je met deze gegevens voldoende hebt om in kaart te brengen wat je voor ogen hebt. Zijn dit de gegevens die je nodig hebt om te monitoren wat je wilt bereiken te monitoren? Kun je met deze gegevens je doelen en ambities volgen? Zo niet, welke informatie mis je dan nog?
Wat doe ik als er nog geen data voor een indicator beschikbaar zijn?
Zijn er geen data voorhanden die je nodig hebt? Bekijk dan hoe je deze alsnog kunt krijgen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die misschien geregistreerd worden bij andere organisaties dan die waarmee je samenwerkt. Wellicht kunnen zij je helpen? Zo ja, vraag jezelf dan ook af waarom deze organisaties niet aan tafel zitten bij het opzetten en benutten van de monitor.
Als de benodigde informatie ook niet bij andere organisaties voorhanden is, kun je verschillende dingen doen:
- (tijdelijk) accepteren dat deze data niet beschikbaar zijn
- indien mogelijk gebruikmaken van beschikbare data die niet ideaal zijn, maar wel goed genoeg
- proberen de ontbrekende informatie te verzamelen met een nieuwe methode, bijvoorbeeld door een vragenlijst op te zetten om gegevens te verkrijgen of door professionals te vragen bepaalde gegevens te registreren.
Het verzamelen van nieuwe data brengt voor organisaties wel het risico op extra administratiedruk mee. Probeer hier rekening mee te houden en voorkom veel extra werk. Kijk of gegevens te krijgen zijn via bestaande systemen of evaluatieformulieren.
Niet alles is meetbaar en het is niet altijd mogelijk om ‘harde’ cijfers te verzamelen. Naast kwantitatieve bronnen kun je ook kijken naar kwalitatieve bronnen, bijvoorbeeld gesprekken met mensen die werken met kinderen, jongeren en gezinnen. Zij zien wat er gebeurt en weten wat er speelt. Deze waardevolle signalen kunnen ook een bijdrage leveren. Lees hier meer over het verzamen van signalen: Hoe verzamelen we signalen?
Uit de praktijk
Toevoegen van data
Schoolportretten gemeente Utrecht In Utrecht was al een data-infrastructuur beschikbaar waarin gegevens van de gemeente en zorginstellingen gekoppeld zijn. Zij zagen samen met het samenwerkingsverband de kans om hier ook onderwijsdata (van DUO en van het samenwerkingsverband) aan toe te voegen. Twentse Onderwijs Jeugdhulp Monitor Bij het Kennispunt Twente werden databestanden van alle veertien betrokken gemeenten opgevraagd om deze met elkaar te verbinden. Tijdens dat proces werd ontdekt dat sommige gemeenten sommige indicatoren niet goed registreerden, bijvoorbeeld over vrijstellingen en verzuim. Daarom is Kennispunt Twente met de gemeenten in gesprek gegaan over de kwaliteit van de data en hoe ze die samen zouden kunnen verbeteren. Uiteindelijk is ervoor gekozen om de data direct van DUO te gebruiken, in plaats van via de gemeenten.
Wanneer heb je voldoende data?
De kans is groot dat je met de verzamelde data en gegevens niet alle vragen kunt beantwoorden. Sterker nog, het bespreken van de beschikbare data leidt vaak juist tot meer vragen of twijfels. Dat is niet erg, want de data zijn juist input voor het inhoudelijke gesprek. Om te zien of doelen worden behaald, helpt het om zoveel mogelijk in kaart te brengen. Maar accepteer ook dat je nooit het volledige plaatje krijgt te zien. Hiervoor is een gezamenlijke duiding van de data noodzakelijk.